Nachdem ich kürzlich darüber geschrieben habe, warum es so wichtig ist, zu visualisieren, wenn man Kanban nutzt, geht es heute darum, eines der wichtigsten Kernelemente von Kanban zu verstehen: das sogenannte WIP Limit. Was dahinter steckt und warum Du keinesfalls darauf verzichten solltest, erfährst Du in diesem Blogbeitrag.

Das Akronym WIP steht für Work in Progress und das WIP Limit ist im Grunde nichts anderes als die zweite Kanban-Praktik:

Begrenze die Menge paralleler Arbeit.

Vielleicht fragst Du Dich an dieser Stelle schon: „Wie soll ich denn schneller werden, wenn ich weniger arbeite?“ Und ehrlich gesagt, erlebe ich immer wieder, dass Menschen stutzen, wenn ich ihnen sage, dass sie durch ein WIP Limit schneller fertig werden. Der Kniff besteht darin, dass man durch ein WIP Limit nicht insgesamt weniger arbeitet, sondern weniger gleichzeitig bzw. parallel arbeitet. Das ist ein kleiner, aber feiner Unterschied.

Wozu überhaupt ein WIP Limit?

Die meisten Menschen, die ich kenne, haben ein schlechtes Gewissen, wenn sie auf der Arbeit sind und Leerlauf oder Wartezeit haben. Niemand möchte seinen Lohn erhalten, obwohl er oder sie einfach nur rumsitzt. Das ist grundsätzlich eine löbliche Einstellung. Kurioserweise führt sie aber häufig zu Problemen.

Denn in vielen Organisationen entstehen durch schlechte Prozesse automatisch Wartezeiten. Wahrscheinlich hast Du es selbst schon erlebt. Du arbeitest an einer Aufgabe und gelangst an einen Punkt, an dem Du nicht weiterkommst. Also schreibst Du eine Mail an Deinen Kollegen (oder Deinen Kunden), weil er Dir diese Frage beantworten muss. Bis Du die Antwort erhälst, kannst Du an der Aufgabe nicht weiterarbeiten. Und nun kommt die eingangs erwähnte Einstellung ins Spiel: Da Du nicht einfach rumsitzen möchtest, beginnst Du mit einer weiteren Aufgabe. Was passiert aber, wenn Du mit dieser Aufgabe auch nicht weiterkommst? Du schreibst also eine zweite E-Mail an einen anderen Kollegen für diese zweite Aufgabe. Nun hast Du schon zwei nicht vorangehende Aufgaben und da Du nicht rumsitzen willst, beginnst Du eine dritte Aufgabe…(1)

Das verstopfte System

Menschen, die beständig irgendwas tun, weil sie an anderen Aufgaben nicht weiterarbeiten können, verstopfen Euren Workflow. Viel wird begonnen, nichts wird fertig. Irgendwann ist sogar der Punkt erreicht, an dem „wartende Aufgaben“ sich gegenseitig behindern. Und hier kommt das WIP Limit von Kanban ins Spiel.

Das WIP Limit begrenzt paralle Arbeit

Mit einem WIP Limit verhindert Kanban, dass zu viel Arbeit begonnen, aber nicht beendet wird. In einem funktionierenden Kanban-System hat jeder immer nur so viel Arbeit auf dem (virtuellen) Arbeitstisch liegen, wie er auch bewältigen kann. Schon alleine das führt dazu, dass viele Aufgaben schneller erledigt werden, da auch das Hin-und-Her-Springen zwischen verschiedenen Aufgaben immer wieder Einarbeitungszeit erzeugt. (Um genau zu sein, sind es – laut einer Studie von Gloria Mark – gute 25 Minuten, die Du nach einer Unterbrechung brauchen wirst, um wieder volle Konzentration für Deine ursprüngliche Aufgabe zu haben.)

Das WIP Limit von Kanban sorgt also dafür, dass sich jeder immer voll und ganz auf seine aktuellen Aufgaben konzentrieren kann. Zeitgleich verhindert es außerdem, dass jemand mit „total dringenden“ Aufgaben an Kollegen herantritt und sie von ihren eigentlichen ToDo’s abhält. Damit das funktioniert, muss natürlich vorher (gemeinsam) vereinbart werden, dass keine Arbeit mehr „reingedrückt“ werden kann. Kanban spricht hier auch von einem Pull-System im Gegensatz zu einem Push-System.

Wenn also jemand seine Arbeit an die nächste Abteilung oder das nächste Team weitergeben möchte, dort aber das WIP Limit bereits ausgereizt ist, darf die Aufgabe nicht weitergegeben werden. Falls das eigene WIP Limit bereits erschöpft ist, darf auch keine neue Aufgabe angefangen werden. (Der Trick ist übrigens nicht, das WIP Limit einfach zu erhöhen, damit man bequem weiterarbeiten kann.)

Ich will anders arbeiten!

Scrum, Kanban & agiles Projektmanagement

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Stelle die richtigen Fragen

Wenn Ihr ein WIP Limit eingeführt habt (und Euch daran haltet), macht Ihr die Hindernisse und Probleme in Euren Prozessen und Eurem Workflow für alle sichtbar. Das hilft Euch, endlich die richtigen Fragen zu stellen: Warum geht es bei dieser Aufgabe nicht weiter? Was müssen wir tun, damit wir mit dieser Aufgabe vorankommen?

Ohne ein verbindliches WIP Limit werden diese Fragen oft nicht gestellt, da man bequem um jegliches Hindernis herumarbeiten kann. Dann sind zwar alle beschäftigt, aber trotzdem wird nichts fertig.

Tipps für die Einführung von WIP Limits

Bei der Nutzung von WIP Limits habt Ihr eine Vielzahl von Möglichkeiten. Wichtig ist, dass Ihr sie nicht ein für alle Mal festlegt und sie nie wieder verändert. Ihr müsst verschiedene Varianten ausprobieren und nachprüfen, welche davon den besten Effekt auf Eure Arbeit hat. (Dazu gehört auch, dass Ihr messt, wie viel Zeit Arbeit benötigt, bis sie fertig ist. Aber dazu mehr im nächsten Blogartikel dieser Serie.)

  • Setzt ein WIP Limit lieber zu niedrig als zu hoch.

  • Vergebt für jede Spalte im Kanban Board ein eigenes WIP Limit.

  • Wenn Ihr mit Serviceklassen arbeitet, legt ein Limit für jede davon fest.

  • Falls Ihr Scrum verwendet, könnt Ihr auch ein WIP Limit für angefangene User Stories festlegen oder für die maximale Anzahl von aktiven Tasks. (Oder für beides.)

Und was macht man in den Wartezeiten?

Wenn Ihr Euch an Eure WIP Limits haltet, werden automatisch Wartezeiten und Leerlauf entstehen. Hütet Euch davor, neue Aufgaben zu beginnen, sondern nutzt diese Wartezeiten für das, was sonst immer liegen bleibt! In dieser gewonnenen Zeit könnt Ihr beispielsweise aktuelle Prozesse weiter verbessern, weil sie zu langsam sind. Ihr könnt auch einem Kollegen helfen, der mit seiner Arbeit nicht weiterkommt. Oder Ihr nutzt sie für die eigene Weiterbildung, damit Ihr besser werdet in dem, was Ihr tut. Eventuell wird auch sichbar, dass für einen guten Workflow Arbeit umverteilt werden muss. Nur eines solltet Ihr nur ganz zum Schluss tun, wenn Euch wirklich keine Verbesserungsmaßnahme mehr einfällt: Neue Arbeit beginnen.

Kanban Pizza Spiel

Falls Du die Wirkung des WIP Limits in Kanban live erleben möchtest, empfehle ich Dir übrigens das sogenannte Kanban Pizza Spiel. Hier kannst Du viele Mechanismen von Kanban direkt live erleben. Außerdem macht es eine Menge Spaß!

Anmerkungen   [ + ]

1.Diese Kette lässt sich beliebig fortführen und ist in vielen Unternehmen (grausamer) Alltag.