In meiner Praxis als Agile Coach fällt mir immer häufiger auf, dass Kanban-Boards zwar sehr eifrig genutzt werden, aber die grundsätzlichen Praktiken dahinter nicht angewendet werden, weil sie nicht bekannt sind. Damit verschenken Organisationen und Unternehmen meiner Ansicht nach sehr viel Potenzial. Deshalb möchte ich in dieser kleinen Blogserie etwas ausführlicher auf die sechs Kanban-Praktiken eingehen. Los geht’s mit dem Thema: Visualisieren mit Kanban.

Es mag trivial klingen, aber das Sichtbarmachen von Arbeit ist einer der Grundpfeiler, Kanban gut zu nutzen. (Das japanische Wort Kanban bedeutet sogar visuelles Zeichen). Offensichtlich ist Visualisierung in Kanban sehr wichtig; eine Eigenschaft, die es mit Scrum teilt. (Nur lautet der Grundsatz in Scrum Transparency.) Aber was heißt nun „visualisieren“ genau?

Das Kanban-Board ist nur der erste Schritt

Das Mittel, mit dem Arbeit in Kanban sichtbar gemacht wird, ist das mittlerweile recht bekannte Kanban-Board. Die Idee, die dahinter steckt, ist: Wenn wir die gesamte Arbeit sichtbar machen und verstehen, wie wir arbeiten, können wir bessere Entscheidungen treffen und (begründete) Veränderungen vornehmen. Hier versteckt sich allerdings schon eine häufige Fehlerquelle. Viele Unternehmen, Teams und Organisationen, die ich kenne, haben zwar ein Kanban-Board, auf dem sich eine Menge Tickets befinden, aber es sind nicht ausnahmslos alle Aufgaben auf dem Board festgehalten.

Ich kenne Teams, bei denen es üblich ist, dass sich drei Tickets im Status „in Progress“ befinden, während das Team aber an vollkommen anderen Aufgaben arbeitet. Häufig wird mir dann erklärt, dass man ja nicht für jede Aufgabe ein Ticket anlegen könne, da man dann ja gar nicht mehr zur eigentlichen Arbeit komme. Das mag manchmal berechtigt sein und man muss sicherlich nicht jeden Handschlag aufschreiben. Andererseits darf nicht Fall eintreten, dass wir die tatsächliche Arbeit nicht auf dem Board sehen können.

Du kannst keine Verbesserung Deiner Arbeit herbeiführen, wenn Du Deine Arbeit nicht visualisierst.

Hotfix mit Hotkeys

Falls Ihr in Eurem Team ein digitales Kanban-Board nutzt oder nutzen möchtet, bieten Euch die meisten Tools eine ganze Menge Hotkeys, mit denen Ihr Eurer eigenen Trägheit ein Schnäppchen schlagen könnt. Wir bei FlowWork.Rocks! sind beispielsweise bekennende Fans von ClickUp, bei dem Du extrem einfach neue Aufgaben anlegen kannst, ohne auch nur einen einzigen Mausklick machen zu müssen.

Du drückst einfach T (für Ticket), schreibst dann direkt in der Betreffzeile des sich öffnenden Tickets Deine Aufgabe nieder, fügst dann (immer noch in der Betreffzeile) /me hinzu, wodurch Dir die Aufgabe direkt zugewiesen wird und abschließend noch /today, womit Du das Enddatum für Deine Aufgabe festlegst. Dann noch CTRL+ENTER und fertig ist die neue Aufgabe!

Falls Ihr also ein digitales Kanban-Board nutzt, schaut nach, ob es Hotkeys bietet und welche das sind. Lernt sie auswendig, teilt sie mit Euren Kollegen oder macht notfalls Schulungen zur Bedienung des Boards. Je einfacher Euch die Bedienung des Boards fällt, desto besser wird es genutzt.

Was solltet Ihr mit Kanban visualisieren?

Im Grunde solltet Ihr alles, was Euch hilft, bessere Entscheidungen zu treffen, mit Kanban visualisieren. Hier ein paar Dinge, die allgemeingültig sind, und die meiner Ansicht nach für jedes Team hilfreich sind.

  • Macht sichtbar, wenn Arbeit blockiert ist, denn es hilft Euch, Euch auf die Lösung dieser Blockade zu konzentrieren.

  • Macht sichtbar, wer an welchem Ticket arbeitet. Denn nur so, wisst Ihr, an wen Ihr Euch bei Fragen wenden müsst. Ihr vermeidet so außerdem, dass Arbeit liegenbleibt, weil sich niemand dafür verantwortlich fühlt.

  • Wenn Ihr unterschiedliche Arten von Arbeit in Eurem Team habt, nutzt auch dafür Visualisierungen. (Kanban nennt das Serviceklassen.) Das lässt sich oft mit simplen Priorisierungsfähnchen oder Farbcodes umsetzen.

  • Visualisiert, wie viel Arbeit sich in welchem Grad der Fertigstellung befindet.

  • Falls Ihr ein digitales Board nutzt und es eine Kommentarfunktion bietet: Nutzt sie! Ihr macht damit wichtige Informationen zu einer Aufgabe unmittelbar sichtbar und zugänglich, statt sie in Emails zu verstecken.

Ich will anders arbeiten!

Scrum, Kanban & agiles Projektmanagement

Du möchtest Scrum in Deinem Unternehmen oder Deinem Team einführen, weißt aber nicht wie Du vorgehen sollst? Du hast von Kanban gehört, weißt aber nicht, wo Du starten solltest? Du möchtest Dein Unternehmen mit Objectives & Key Results agiler machen? Wir beraten Dich gerne!

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Visualisiert das, was Ihr aktuell tut, und nicht das, was Ihr tun wollt

Viele Teams, die damit beginnen, Kanban zu nutzen, beginnen damit, nicht die aktuellen Abläufe im Team zu visualisieren, sondern einen Phantasie-Prozess, den sie sich gerne wünschen würden. Der Wunsch ist natürlich verständlich, aber in der Regel versuchen diese Teams dann zu viel Veränderung in zu kurzer Zeit zu bewirken. Die Folge ist, dass plötzlich überhaupt nichts mehr funktioniert und das Board selbst nutzlos ist. Wenn Ihr also überlegt, Kanban einzuführen, haltet Euch an das erste und dritte Grundprinzip von Kanban:

GP1: Beginne mit dem, was Du gerade tust.

und

GP3: Respektiere initial bestehende Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Jobtitel.

Wenn Ihr nicht visualisiert, wie Ihr aktuell arbeitet, dann wird das Kanban-Board schnell niemand mehr nutzen, da es für die tatsächliche Arbeit nicht hilfreich ist. Wenn Ihr hingegen Eure tatsächliche Arbeit visualisiert und sichtbar macht, gelingt es Euch zu verstehen, was daran nicht funktioniert und Ihr könnt gemeinsam Veränderungen vornehmen. Das ist für alle hilfreicher und vor allem: nachhaltiger.