Vor ein paar Wochen stand ich wie viele andere Scrum Master vor der Situation, dass ich meine (geliebten) Präsenz-Retrospektiven und Scrum Events recht spontan in den digitalen Raum verlegen musste. Wie die meisten anderen habe ich dabei auf einen großen Fundus an digitalen Angeboten zurückgreifen können. Mittlerweile habe ich aber festgestellt, dass man für eine gute Remote Retrospektive im Grunde nicht mehr braucht als Microsoft Teams und eine gut vorbereitete Powerpoint-Folie.(1)

Dankenswerter Weise sind diese beiden Software-Tools bei den meisten Organisationen und Teams bereits vorhanden. Den Aufwand, digitale Tools zu installieren oder sich dort zu registrieren, kann man sich mit der hier vorgestellten Methode also sparen.(2)

Tipp 1: Nutze den Folienmaster als Methodenpool

Wenn Du gemeinsam mit Deinen Kollegen an einer PowerPoint über Microsoft Teams arbeitest und eine Grafik, Schaubild oder eine Tabelle für eine spezielle Methode oder Modell nutzt, dann wird dieses Bild immer schnell mal verschoben oder sogar gelöscht, weil einer Deiner Teilnehmer versehentlich darauf klickt. Bei vielen Elementen kann das schon recht ärgerlich sein.

Verhindern kannst Du dieses Ärgernis, indem Du all das, was Euch in der Retrospektive lediglich als Hintergrund dienen soll, über den Folienmaster von PowerPoint einbindest. Denn damit kannst Du kinderleicht alles Notwendige über Layouts verwenden. In der Folie hast Du dann genau den Hintergrund, den Du gerade brauchst, läufst jedoch nicht Gefahr, dass irgendwas durch die gemeinsame Arbeit in der Folie verschoben oder gelöscht wird.

Mit dem Folienmaster kannst Du Dir außerdem für jede Methode, die Du gerne einsetzt, eine eigene Vorlage erzeugen. Hier mal als Beispiel das beliebte Segelboot, Mad Sad Glad und der Starfish.

Folienmaster mit Kategorien

So kannst Du Dir nach und nach einen großen Pool an Methodenvorlagen für Deine Remote Retrospektiven anlegen. Wenn Du dann Deine Retro vorbereitest, legst Du einfach eine neue Folie mit der gewünschten Methode an. Über einen einfachen Rechtsklick wählst Du im Kontextmenü mittels Layout die passende Vorlage aus, die Du an dieser Stelle nutzen willst.

Falls Du möchtest, kannst Du diese einzelnen Vorlagen auch thematisch in Kategorien unterteilen und so Folien für den Bereich Themen sammeln oder Entscheidungen treffen auch optisch voneinander trennen. Dazu machst Du in der Folienmaster-Ansicht einen Rechtsklick in das Menüband auf der linken Seite und wählst die Option Folienmaster einfügen. (Dort kannst Du Deine Folienmaster – beziehungsweise Kategorien – und die einzelnen Vorlagen auch umbenennen.)

Das Ganze sieht dann bei der Auswahl eines Layouts folgendermaßen aus:

Folienmaster mit Kategorien

Mit der Standard-Funktion Einfügen -> Formen kannst Du für Dein Team außerdem ein paar virtuelle PostIt vorbereiten, die Du mehrfach kopierst und auf der später genutzten Folie bereitlegst.

Ich will anders arbeiten!

Scrum, Kanban & agiles Projektmanagement

Du möchtest Scrum in Deinem Unternehmen oder Deinem Team einführen, weißt aber nicht wie Du vorgehen sollst? Du hast von Kanban gehört, weißt aber nicht, wo Du starten solltest? Du möchtest Dein Unternehmen mit Objectives & Key Results agiler machen? Wir beraten Dich gerne!

Ich will anders arbeiten!

Tipp 2: Nutze die PowerPoint kollaborativ in Microsoft Teams

Jetzt hast Du vielleicht den Impuls, diese PowerPoint in Deiner Remote Retrospektive mit dem Team einfach zu teilen, sodass jeder draufgucken kann. Aber dann wird es Deine Hauptaufgabe als Scrum Master sein, die virtuellen PostIt für Deine Teammitglieder auszufüllen, da Du der einzige bist, der auch schreiben kann/darf. Das wollen wir natürlich nicht, denn jeder soll eigenständig aufschreiben, was ihn oder sie im letzten Sprint beschäftigt hat.

Da man über Microsoft Teams jedoch sehr einfach gleichzeitig an Office-Dateien arbeiten kann, könnt Ihr Deine vorbereitete PowerPoint auch gemeinsam befüllen.

Wenn Deine PowerPoint für Deine Remote Retrospektive fertig sind, lädst Du das Ganze (über den Reiter Dateien) in einem separaten Kanal hoch, auf den nur Dein Team Zugriff hat. (Wir wollen ja nicht, dass andere nachher in unsere Retro-Ergebnisse reinschauen können.)

Während der Remote Retrospektive selbst können dann alle Teammitglieder gleichzeitig auf die virtuell vorbereiten Tickets schreiben, die Du auf den Folien hinterlegt hast.

Folienmaster mit Kategorien

Seid Ihr mit einem Punkt fertig, geht ihr einfach gemeinsam weiter auf die nächste Folie.

Vorteile dieser Methode für Remote Retrospektiven

Ich habe meine Remote Retrospektiven nun schon einige Male so durchgeführt und festgestellt, dass das erstaunlich gut funktioniert. Wenn man die Kärtchen in der PowerPoint ausfüllt und dann auf der Folie platziert, kommt man dem Gefühl einer Präsenz-Retrospektive erstaunlich nah. Die Bedienung ist für alle sehr einfach, sodass sich das Team auch viel besser auf die Inhalte der Retro konzentrieren kann, statt zu überlegen, wie das Tool zu bedienen ist.

Für mich hat sich herausgestellt, dass man sich den ganzen Online-Tools-Krempel mit diesen beiden einfachen Werkzeugen echt sparen kann und die einfachsten Lösungen eben doch oft die besten sind. Wenn Du Dir bei der Gestaltung der Vorlagen im Folienmaster Mühe gibst und gute Bilder auswählst, kannst Du damit wirklich gute Remote Retrospektiven machen!

Nachteile dieser Methode für Remote Retrospektiven

Den einzigen wirklichen Nachteil, den ich bei dieser Art von Remote Retrospektive bisher entdecken konnte: Deine Teammitglieder können (während sie ihre eigenen virtuellen PostIt ausfüllen) bereits sehen, was ihre Kollegen so schreiben.

Diesen Punkt kann ich aber aktuell ganz gut verschmerzen, weil die restlichen Vorteile für mich einfach deutlich überwiegen.

Anmerkungen   [ + ]

1.Auf die Idee hat mich übrigens Christian Herden gebracht. Ist also nicht alles auf meinem Mist gewachsen!
2.Ich erkläre hier in diesem Blogartikel allerdings nur das Vorgehen selbst. Sofern Du also nicht weißt, wie man den Folienmaster von PowerPoint nutzt oder wie kollaboratives Arbeiten mit Dateien in Microsoft Teams funktioniert, musst Du Dich noch ein wenig im Internet umsehen.