Dem einen oder anderen schwebt bei der vierten Kanban-Kernpraktik „Mache (Prozess-)Regeln explizit!“ ja gerne mal ein allumfassendes Pamphlet vor, in dem jede Eventualität haarklein dokumentiert ist. Dass dadurch ein unbändiges Regel-Dokumentations-Monster entsteht, das bei der späteren Arbeit mehr behindert als hilft, kommt den meisten dabei leider nicht in den Sinn.

Wenn Du Dir einmal die Suchergebnisse für „Kanban Mache Regeln explizit“ anschaust, fördert das in Google ziemlich weit oben einen Treffer der Webseite Braintime zutage. Zu Kernpraktik Nummer 4 findest Du dort Folgendes:

Mit der Formulierung von expliziten Prozessregeln schafft man eine gemeinsame objektive Basis für alle Beteiligten, welche genau definiert, unter welchen Annahmen oder Gesetzmäßigkeiten gearbeitet wird. Ziel ist es, wo immer möglich, Regeln im Arbeitsfluss explizit zu formulieren. Beispiele dafür sind unter anderem: die Definition, wann eine Aufgabe fertig, also „Done“ ist, die Bedeutung der einzelnen Spalten, wer pullt wann usw.

Die Summe aus expliziten Regeln gepaart mit Metriken bildet somit die Grundlage für Kaizen, den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung.

Versteh mich nicht falsch: gute Prozesse sind ein Kernelement von Kanban. Woran ich mich beim oben zitierten Text reibe, ist die Stelle „wo immer möglich“. Deshalb versuche ich hier einmal, die Kanban-Praktik Mache Regeln explizit in ein wenig anderes Licht zu rücken.

Mache Regeln explizit und erzeuge Transparenz

Nähern wir uns der vierten Kanban-Praktik einmal gemeinsam mit Mike Burrow über einen der neun Werte von Kanban: Transparenz. Wenn wir Arbeit besser machen wollen, benötigen wir einen klaren Blick auf die Dinge wie sie sind. Nur wenn Klarheit herrscht, können wir begründete Entscheidungen treffen. Soweit so gut. Das Spannende ist nun, dass Burrow dem Kanban-Wert Transparenz gleich drei der sechs Praktiken zuordnet: KP1: Visualisiere!, KP5: Implementiere Feedbackzyklen und (Trommelwirbel) KP4: Mache Prozess-Regeln explizit!

Der Grund, warum es die Kernpraktik 4 gibt, ist die Erkenntnis, dass auch das beste Visualisierungs-System (in Form eines Kanban-Bords) manchmal nicht ausreichen wird, für die Transparenz zu sorgen, die wir benötigen. Durch die Praktik Mache Prozess-Regeln explizit greifen wir also auf Worte zurück, wenn wir mit dem eigentlichen Board (Spalten, Farben, Symbole etc.) einmal nicht weiterkommen und dieser Zustand zu potenziellen Unklarheiten führt. Oder um es mit Burrow zu sagen:

„Machen wir das Implizite explizit, und zwar genau dann (und nur dann), wenn wir glauben, dass es uns hilft, bessere und vorhersagbarere Entscheidungen zu treffen. (Burrow, Seite 7)

Das bedeutet aber im Gegenzug auch, dass schon eine einfache Prozessregel wie Teste! oder Demo! an einer unserer Board-Spalten vollkommen ausreicht.

Wir benötigen Prozessregeln nicht wann immer möglich, sondern dann (nur dann) wenn es hilft.

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Mache Regeln explizit und lege Denkmuster offen

Der zweite spannende Punkt, den wir an dieser Stelle entdecken können, liegt vielleicht nicht ganz so offen zu Tage. Reibungen und Konflikte bei der Arbeit entstehen häufig dann, wenn wir – oberflächlich betrachtet – einen bestimmten Prozess vereinbart haben, aber gleichzeitig ein unterschiedliches Verständnis davon haben, ohne es zu merken. Dann kommt es oft dazu, dass die Realität nicht mit unserem Denken übereinstimmt und wir reiben uns beständig an Regeln.

Wenn wir uns gemeinsam auf Prozessregeln einigen und sie explizit für alle machen, erzeugen wir ein gemeinsames Verständnis darüber, wie das System betrieben wird. Die Kanban-Praktik Mache Regeln explizit! kann also auch bedeuten, dass wir – ähnlich wie das im Agilen Manifest geschehen ist – Grundsätzliches explizit macht. Explizite Regeln können also auch globale Leitsätze sein, wie etwa „Es ist besser, etwas fertigzustellen als etwas weiteres Neues zu beginnen“, „Die Stabilität der Entwicklerumgebung ist wichtiger als das Lösen von Fehlern in der QS“ oder „Wir schneiden große Arbeitspakete in kleine, um Unsicherheit und Komplexität zu reduzieren!“

Wenige Worte und gute, klare Spielregeln helfen uns also dabei, gemeinsam zu verstehen, wie unser System funktioniert. Welche Kriterien sollen Arbeitspakete erfüllen, wenn sie eine Spalte verlassen oder betreten? Wie lange darf ein Ticket in einer bestimmten Spalte sein? Wann machen wir noch einmal eine Peer-Review? Wann informieren wir den Auftraggeber?

Wenn wir Regeln explizit machen, legen wir unsere darunterliegenden Denkmuster offen. Das bietet Dir und Deinem Team die Möglichkeit, darüber zu sprechen und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. (Genau deswegen ordnet Burrow die Kernpraktik 5 Implementiere Feedbackzyklen! ebenfalls dem Wert Transparenz zu.

Keep it simple!

Ich hoffe, ich konnte Dir einen neuen Blickwinkel auf die Kanban-Praktik Mache (Prozess-)Regeln explizit! geben. Mein Tipp für gute Kanban-Regeln ist der gleiche wie bei den meisten anderen Themen: Keep it simple! Einigt Euch dort auf Regeln, wo es Euch hilft und Ihr mit einfachen Visualisierungen nicht weiterkommt. Vollständig ist Euer Kanban-Regelwerk nicht dann, wenn ihr nichts mehr hinzufügen, sondern nichts mehr wegnehmen könnt.